Sparkasse Münsterland Ost: Effizientes Fördermanagement
Effizient, strukturiert und nah an der Region: Die Sparkasse Münsterland Ost hat ihre Förderpraxis gemeinsam mit Particulate neu aufgestellt. Der gesamte Förderprozess wurde effizienter umgebaut – von der Antragstellung bis zur Auszahlung. Heute profitieren Regionalmärkte, Antragsteller und Verwaltung gleichermaßen: durch strukturierte Abläufe, reduzierte Bearbeitungszeiten und maximale Individualisierungsmöglichkeiten.
Von der Insellösung zum integrierten Prozess
Die Sparkasse Münsterland Ost ist als regionales Finanzinstitut fest in der Stadt Münster und im Kreis Warendorf verwurzelt. Mit einem klaren Auftrag zur Gemeinwohlförderung suchte das Haus 2019 eine neue, zukunftsfähige digitale Lösung zur Abwicklung seiner spendenbasierten Förderprozesse. Seit 2016 erfolgte die Förderanfrage über ein einfaches Online-Formular, das in eine interne Datenbank überführt wurde – ein System mit zunehmenden Einschränkungen, das zudem perspektivisch nicht mehr nutzbar war.
Der Prozess war für anfragende Organisationen zerstückelt und zeitlich reglementiert, die Datenpflege uneinheitlich und es fehlten Funktionen zur revisionssicheren Dokumentation.
Zusätzliche Herausforderungen waren fehlende Schnittstellen, keine zentrale Steuerung, eingeschränkte Auswertbarkeit und mangelnde digitale Einbindung der Regionalmärkte. Die Sparkasse entschied sich für die Einführung eines effizienten Tools zum Prozessmanagement: Control von Particulate – überzeugt durch webbasierte Verfügbarkeit, integrierte Analysetools und Archivfunktion.
Digitaler Förderprozess mit System
Seit 2020 nutzt die Sparkasse Münsterland Ost die Plattform Control zur vollständigen digitalen Abwicklung von Förderanträgen an die Sparkasse selbst und ihre sechs rechtlich eigenständigen Stiftungen. Über die jeweilige Landingpage Sparkasse bzw. Stiftung können Förderanfragen nach einmaliger Registrierung in einem webbasierten Datenbanksystem gestellt werden. Nach interner Erstprüfung der Anfragen werden die Verantwortlichen in den Regionalmärkten, sprich diejenigen, die die direkten Kontakte zu den gemeinnützigen Organisationen haben, über ein integriertes Aufgabenmanagement eingebunden.
Die Plattform ermöglicht strukturierte, individualisierbare E-Mail-Kommunikation zum jeweiligen Stand gegenüber der anfragenden Organisation, standardisierte Formulare und automatische Benachrichtigungen, etwa wenn Organisationen Nachweise zur Gemeinnützigkeit erneuern müssen. Auch die Auszahlung wird digital vorbereitet und als generiertes PDF an das sparkasseneigene Rechnungswesen weitergeleitet.
Ein weiterer Schritt war die Integration der 17 Nachhaltigkeitsziele (SDGs). So lassen sich Förderprojekte entsprechend ihrer erwarteten Wirkung gezielt zuordnen.
Ein Beispiel für die breite Anbindungsmöglichkeit von Control ist die jährliche Votingaktion „Gemeinsam nachhaltig“, bei der nachhaltige Projektvorhaben unterstützt werden und die vollständig über die Plattform lief, sodass die Bewerbungs- und Votingphase effizient durchgeführt werden kann.
Erfolgreich digital fördern
Die Einführung von Control brachte spürbare Verbesserungen in der Förderpraxis. Anträge werden strukturiert und nachvollziehbar bearbeitet. Organisationen erfassen Stammdaten nur einmal – das spart Aufwand und reduziert Fehler. Die dezentrale Zusammenarbeit mit Regionalmärkten erfolgt digital und effizient.
Auch überzeugt das System: Die Antragstellung ist ein geführter, nutzerfreundlicher Prozess, der dennoch einen persönlichen Kontakt der Regionalmärkte zur anfragenden Organisation ermöglicht.
Mit Particulates Lösung verfügt die Sparkasse Münsterland Ost über eine skalierbare Infrastruktur für ihr spendenbasiertes Engagement – effizient und anschlussfähig für Formate wie Votingaktionen und Nachhaltigkeitsanalysen.